W kabinie z dwoma kierowcami najwięcej problemów pojawia się nie podczas samej zmiany za kierownicą, lecz przy obsłudze tachografu. Wyjaśniam, jak prawidłowo przekładać karty między slotami, co oznaczają poszczególne aktywności, kiedy potrzebna jest przerwa oraz jak zmiana kart wpływa na czas pracy i rozliczenie delegacji.
Najważniejsze zasady zmiany kart w podwójnej obsadzie
- Kierowca prowadzący zawsze powinien mieć kartę w slocie 1, a drugi kierowca w slocie 2.
- Po zmianie miejsc trzeba zamienić również karty, najlepiej na bezpiecznym postoju.
- Sama wymiana kart nie kończy dnia pracy, dlatego nie wpisuje się wtedy kraju zakończenia pracy.
- Czas kierowcy siedzącego obok może być dyspozycyjnością, inną pracą albo odpoczynkiem, zależnie od tego, co faktycznie robi.
- Podwójna obsada pozwala skrócić odpoczynek dobowy do minimum 9 godzin w ciągu 30 godzin, ale nie zwiększa indywidualnych limitów prowadzenia.
Dlaczego karty trzeba przekładać po zmianie kierowcy
Tachograf nie rozpoznaje, kto właśnie usiadł za kierownicą. Rozpoznaje jedynie, w którym czytniku znajduje się karta. Slot 1 odpowiada za kierowcę prowadzącego, natomiast slot 2 za drugiego członka załogi. Jeżeli kierowcy zamienią się miejscami, ale zostawią karty bez zmian, urządzenie zapisze jazdę na niewłaściwej karcie.
Przykład jest prosty. Kierowca A jedzie z kartą w slocie 1, a kierowca B odpoczywa lub pozostaje w dyspozycji w slocie 2. Po zmianie kierowca B powinien przejąć slot 1, a kierowca A slot 2. Nie wystarczy sama zamiana miejsc, ponieważ tachograf nie ma osobnego przełącznika oznaczającego zmianę osoby prowadzącej.
Obowiązek właściwego umieszczenia kart wynika z zasad użytkowania tachografów cyfrowych. Przy analogowym urządzeniu podobną funkcję spełnia odpowiednia zamiana wykresówek. W praktyce najczęstszy błąd polega na tym, że kierowcy pamiętają o zmianie za kierownicą, ale traktują karty jako element drugorzędny. To właśnie wtedy powstają zapisy wymagające późniejszych wyjaśnień.
Jak wykonać zmianę kart krok po kroku
1. Zatrzymaj pojazd w bezpiecznym miejscu
Zmiany kierowcy nie powinno się wykonywać w czasie jazdy. Najbezpieczniej zrobić to na parkingu, stacji paliw albo innym miejscu, w którym pojazd może legalnie i bezpiecznie stanąć. Wyjmowanie karty podczas ruchu może zostać zapisane jako zdarzenie i utrudnić późniejszą analizę danych.
2. Uporządkuj aktywności przed wyjęciem kart
Przed zmianą sprawdźcie, co faktycznie robił każdy kierowca. Osoba prowadząca miała zarejestrowaną jazdę, a druga mogła mieć dyspozycyjność, inną pracę albo odpoczynek. Nie ustawiajcie odpoczynku tylko dlatego, że kierowca siedział na fotelu pasażera. O rodzaju aktywności decyduje rzeczywisty przebieg pracy, a nie sama obecność na prawym siedzeniu.
3. Wyjmij karty i zamień je miejscami
Po zatrzymaniu pojazdu wyjmijcie obie karty, a potem włóżcie je ponownie w odwrotnej kolejności. Kierowca, który przejmuje prowadzenie, powinien znaleźć się w slocie 1. Kierowca schodzący za kierownicy trafia do slotu 2.
Niektóre tachografy pytają przy wyjmowaniu karty o kraj zakończenia pracy, a przy ponownym włożeniu o kraj rozpoczęcia. To normalne zachowanie urządzenia, ponieważ tachograf nie wie, czy karta została wyjęta z powodu zakończenia dnia, czy tylko po to, aby zmienić slot. Przy zwykłej zmianie kierowcy nie zatwierdzaj kraju zakończenia pracy. Wybierz opcję kontynuacji lub przerwania operacji zgodnie z instrukcją konkretnego tachografu.
4. Sprawdź zapis przed ruszeniem
Po włożeniu kart upewnij się, że aktualny kierowca znajduje się w slocie 1, a drugi w slocie 2. Sprawdź też, czy tachograf nie oczekuje wpisu manualnego. Jeżeli podczas postoju wykonywano czynności, których urządzenie nie zarejestrowało, trzeba je uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym.
W modelach różnych producentów kolejność komunikatów może wyglądać inaczej. Dlatego nie radzę kierować się wyłącznie tym, co działało w poprzednim pojeździe. Instrukcja konkretnego tachografu i firmowa procedura powinny mieć pierwszeństwo przed przyzwyczajeniami kierowcy.
Co wpisywać przy zmianie kart, a czego nie zaznaczać
Najwięcej nieporozumień dotyczy kraju rozpoczęcia i zakończenia pracy. Te wpisy odnoszą się do początku i końca dziennego okresu pracy, a nie do każdorazowego wyjęcia karty. Jeżeli kierowca wyjmuje kartę tylko po to, żeby przełożyć ją z drugiego slotu do pierwszego, nie kończy w tym momencie swojej pracy.
Nie należy też sztucznie tworzyć odpoczynku. Jeżeli wymiana kart trwa minutę lub dwie, nie oznacza to automatycznie, że kierowca odbył odpoczynek. W razie pojawienia się pytania o wpis manualny trzeba odtworzyć faktyczny przebieg czynności, a nie wybierać przypadkową opcję tylko po to, żeby szybko zamknąć komunikat.
Komisja Europejska wskazuje, że podczas jazdy zespołowej kierowca siedzący obok może odbyć 45-minutową przerwę w jadącym pojeździe, jeżeli nie pomaga w prowadzeniu. Tachograf często zapisuje ten okres jako dyspozycyjność, dlatego w praktyce trzeba znać zasady interpretacji takiego zapisu. Dyspozycyjność nie jest automatycznie odpoczynkiem, ale określone 45 minut ciągłej dyspozycyjności może zostać uznane za przerwę, jeśli kierowca rzeczywiście nie wykonuje pracy.| Sytuacja kierowcy | Typowa aktywność | Co ma znaczenie |
|---|---|---|
| Prowadzi pojazd | Jazda | Karta musi znajdować się w slocie 1 |
| Siedzi obok i nie wykonuje pracy | Dyspozycyjność lub przerwa | Przerwa musi spełniać warunki przewidziane dla odpoczynku |
| Zajmuje się dokumentami, ładunkiem lub obsługą pojazdu | Inna praca | Nie jest to odpoczynek |
| Nie pozostaje do dyspozycji i korzysta z odpoczynku | Odpoczynek | Nie może w tym czasie wykonywać obowiązków |
Przy przekładaniu kart często pojawia się pokusa wpisywania kraju przy każdym wyjęciu i ponownym włożeniu. To nie poprawia zapisu, a może niepotrzebnie zapełniać pamięć karty. Kraj wpisuje się wtedy, gdy rzeczywiście rozpoczyna się lub kończy dzienny okres pracy, a nie przy każdej zmianie miejsc w kabinie.
Jak zmiana kart łączy się z czasem jazdy i odpoczynkiem
Podwójna obsada nie oznacza, że każdy kierowca może prowadzić bez ograniczeń. Nadal obowiązuje maksymalnie 9 godzin prowadzenia dziennie, z możliwością wydłużenia do 10 godzin najwyżej dwa razy w tygodniu. Dochodzi do tego limit 56 godzin w tygodniu i 90 godzin w dwóch kolejnych tygodniach. Zmiana po 4 godzinach i 30 minutach prowadzenia nie zawsze oznacza konieczność zatrzymania pojazdu na kolejne 45 minut. Kierowca, który przestaje prowadzić, może odbywać przerwę podczas jazdy drugiego kierowcy, o ile nie wykonuje w tym czasie czynności pomocniczych. Jeżeli jednak zajmuje się nawigacją, dokumentami, kontaktem z klientem albo nadzoruje załadunek, ten czas może być inną pracą lub dyspozycyjnością, a nie odpoczynkiem.W podwójnej obsadzie nowy odpoczynek dobowy powinien zostać odebrany w ciągu 30 godzin od zakończenia poprzedniego odpoczynku dobowego lub tygodniowego. W tym układzie minimalny odpoczynek dobowy może wynosić 9 godzin. To właśnie ta zasada pozwala organizować dłuższe przejazdy, ale nie zwalnia z pilnowania indywidualnych limitów prowadzenia każdego kierowcy.
Załoga kilkuosobowa musi być też prawidłowo zorganizowana. Przez pierwszą godzinę obecność drugiego kierowcy może być fakultatywna, ale później drugi kierowca powinien znajdować się w pojeździe. Sam fakt, że dwie osoby mają karty w tachografie, nie naprawi błędnego planu pracy.
Przeczytaj również: Delegacja krajowa - Dieta 45 zł i rozliczenia. Jak to policzyć?
Przykład prawidłowej organizacji
| Etap | Kierowca w slocie 1 | Kierowca w slocie 2 |
|---|---|---|
| Start trasy | Kierowca A prowadzi | Kierowca B jest w dyspozycji lub odpoczywa |
| Po około 4 godzinach i 30 minutach | Zmiana kart do slotu 2 | Zmiana karty do slotu 1 |
| Drugi odcinek | Kierowca B prowadzi | Kierowca A korzysta z właściwej aktywności |
| Odpoczynek dobowy | Obaj kierowcy odbierają odpoczynek zgodnie z planem i limitem 30 godzin | |
Taki schemat nie wymaga zmiany dokładnie po 4 godzinach i 30 minutach. Można zrobić ją wcześniej, jeśli wynika to z warunków na drodze, planu trasy lub samopoczucia kierowcy. Najważniejsze jest, aby po każdej zmianie osoba prowadząca była na właściwej karcie.
Co zmiana kart oznacza dla delegacji i rozliczenia pracy
Przekładanie kart nie kończy delegacji, podróży służbowej ani dnia pracy. Nie jest też automatycznym momentem rozpoczęcia nowej delegacji. Tachograf rejestruje aktywności związane z prowadzeniem i pracą, natomiast rozliczenie delegacji obejmuje dodatkowo dokumenty pracownicze, trasę, polecenie wyjazdu oraz zasady wypłaty należności.
Trzeba rozdzielić trzy kwestie. Czas prowadzenia wynika z danych tachografu, czas pracy obejmuje także określone czynności wykonywane na rzecz pracodawcy, a delegacja jest rozliczeniem pracowniczym i finansowym. Jedna czynność może mieć znaczenie dla kilku ewidencji, ale te ewidencje nie są tym samym dokumentem.
Kierowca siedzący obok może mieć zapis dyspozycyjności, ale nie oznacza to automatycznie, że cały ten okres jest odpoczynkiem. Jeżeli w tym czasie kierowca jest gotowy do podjęcia pracy, pomaga w trasie albo wykonuje zadania przewoźnika, rozliczenie czasu pracy może wyglądać inaczej niż sam symbol na tachografie.
Podobnie nie należy utożsamiać delegacji z delegowaniem do innego państwa. To odrębne pojęcia, z innymi zasadami dokumentowania i rozliczania. Tachograf nie wylicza diety, ryczałtu ani należności za podróż, dlatego dane z karty powinny trafić do osoby lub systemu, który rozlicza czas pracy i delegacje.
Błędy, które najczęściej kończą się problemem podczas kontroli
- Pozostawienie karty kierowcy w slocie 2 po przejęciu prowadzenia. Jazda może zostać zapisana jako dyspozycyjność.
- Wkładanie karty do tachografu podczas jazdy albo wyjmowanie jej bez bezpiecznego postoju.
- Używanie cudzej karty lub dwóch własnych kart. To nie jest sposób na poprawienie zapisu, tylko poważne naruszenie.
- Wpisywanie kraju przy każdej zmianie kart, mimo że dzienny okres pracy nadal trwa.
- Oznaczanie odpoczynku podczas wykonywania pracy, na przykład obsługi dokumentów, załadunku lub kontaktu z dyspozytorem.
- Brak kontroli wpisów manualnych po przełożeniu kart i potwierdzanie przypadkowych komunikatów urządzenia.
GITD wielokrotnie opisywał przypadki jazdy na dwóch kartach oraz naprzemiennego używania kart kierowców. Kontrola nie ogranicza się do sprawdzenia, czy w tachografie znajdują się dwie karty. Inspektor może porównać zapisy z obu kart, aktywności, prędkość, przebytą trasę i momenty wyjmowania kart. Niewłaściwa zmiana kart może więc ujawnić się dopiero podczas analizy całej trasy.
Jeżeli po operacji pojawi się niezrozumiały wpis, nie próbuj go maskować kolejnymi zmianami ustawień. Zatrzymaj się, wykonaj wydruk lub zapisz godzinę zdarzenia i skonsultuj sprawę z osobą odpowiedzialną za rozliczanie tachografów. Błędny zapis wyjaśniony od razu jest łatwiejszy do obrony niż powtarzany przez kilkanaście godzin.
Jedna kontrola przed ruszeniem oszczędza dużo nerwów
Przed kontynuowaniem trasy po zmianie miejsc wystarczą trzy szybkie pytania. Czy aktualny kierowca ma kartę w slocie 1? Czy drugi kierowca ma właściwie ustawioną aktywność? Czy tachograf nie czeka na wpis, którego nie należy przypadkowo zatwierdzić?
Jeżeli odpowiedź na wszystkie trzy pytania jest twierdząca, sama procedura jest wykonana prawidłowo. Najważniejsza zasada brzmi prosto: zmiana osoby prowadzącej zawsze oznacza zmianę kart między slotami, natomiast zmiana kart nie oznacza zakończenia pracy, delegacji ani automatycznego rozpoczęcia odpoczynku.
