Najważniejsze informacje przed uruchomieniem firmy transportowej
- Zezwolenie jest wymagane przy zarobkowym przewozie osób lub rzeczy.
- Przedsiębiorca musi spełnić 4 warunki: mieć rzeczywistą siedzibę, dobrą reputację, zdolność finansową i kompetencje zawodowe.
- Podstawowa opłata za wydanie dokumentu wynosi 1 000 zł, a zgłoszenie pojazdów powoduje dodatkowe koszty.
- Przy transporcie międzynarodowym potrzebna jest również licencja wspólnotowa.
- Postępowanie trwa zwykle do miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych może potrwać do dwóch miesięcy.
Kiedy firma musi mieć zezwolenie przewoźnika
Zezwolenie jest potrzebne przedsiębiorcy, który wykonuje zarobkowy transport drogowy, czyli przewozi osoby albo towary za wynagrodzeniem. Dotyczy to zarówno jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i spółki. Sam wpis firmy do rejestru przedsiębiorców nie daje prawa do rozpoczęcia przewozów.
W przypadku transportu rzeczy najczęściej chodzi o samochody ciężarowe, ciągniki siodłowe z naczepami oraz zestawy o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony. Od kilku lat przepisy obejmują także część pojazdów o DMC powyżej 2,5 tony i do 3,5 tony, zwłaszcza gdy są wykorzystywane w międzynarodowym transporcie zarobkowym.
Nie należy mylić tego dokumentu z licencją wspólnotową. Zezwolenie potwierdza spełnienie warunków wykonywania zawodu przewoźnika, natomiast licencja wspólnotowa uprawnia do wykonywania międzynarodowego transportu drogowego na obszarze Unii Europejskiej oraz w państwach objętych odpowiednimi zasadami.
Transport krajowy i międzynarodowy
| Rodzaj działalności | Podstawowe uprawnienie | Organ lub dokument dodatkowy |
|---|---|---|
| Krajowy przewóz rzeczy lub osób | Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika | Najczęściej starosta właściwy dla siedziby firmy |
| Międzynarodowy przewóz rzeczy | Zezwolenie oraz licencja wspólnotowa | Główny Inspektorat Transportu Drogowego |
| Przewóz pojazdem o DMC od 2,5 do 3,5 tony | Zezwolenie, a przy transporcie międzynarodowym także licencja wspólnotowa | Dodatkowe wymogi finansowe i dokumentacyjne |
W praktyce wiele firm składa wniosek o zezwolenie i licencję wspólnotową jednocześnie. To rozsądne rozwiązanie, jeśli przedsiębiorca od początku planuje trasy zagraniczne. Nie ma sensu uzyskiwać wyłącznie krajowych uprawnień, a po kilku tygodniach ponownie kompletować dokumenty do transportu międzynarodowego.
Warunki, które trzeba spełnić przed złożeniem wniosku
Przepisy wymagają spełnienia czterech podstawowych warunków. Samo posiadanie samochodu i pieniędzy na rozpoczęcie działalności nie wystarczy, ponieważ urząd bada również organizację firmy, kwalifikacje oraz reputację osób odpowiedzialnych za transport.
Rzeczywista i stała siedziba
Firma musi mieć w Polsce rzeczywistą siedzibę, w której dostępne są dokumenty dotyczące działalności, między innymi umowy przewozowe, dokumentacja pojazdów, akta pracowników i dokumenty księgowe. Sam wirtualny adres może nie wystarczyć, jeżeli przedsiębiorca nie prowadzi pod nim realnej działalności administracyjnej i handlowej.
Trzeba również wskazać bazę eksploatacyjną. Może obejmować miejsce postojowe, plac załadunku lub rozładunku albo miejsce naprawy i konserwacji pojazdów. W Polsce liczba miejsc postojowych powinna odpowiadać co najmniej 1/3 liczby zgłoszonych pojazdów, z praktycznym zaokrągleniem w górę.
Dobra reputacja
Dobra reputacja oznacza przede wszystkim brak poważnych skazań i naruszeń, które podważałyby możliwość prawidłowego wykonywania transportu. Organ może sprawdzać przedsiębiorcę, osoby uprawnione do reprezentacji spółki oraz osobę zarządzającą transportem.
Do dokumentacji zwykle dołącza się informację z Krajowego Rejestru Karnego oraz wymagane oświadczenia o niekaralności. Z mojego doświadczenia wynika, że właśnie tutaj często pojawiają się drobne błędy formalne, na przykład nieaktualny dokument albo brak podpisu osoby, której oświadczenie dotyczy.
Zdolność finansowa
Przewoźnik musi wykazać, że ma środki lub zabezpieczenie finansowe pozwalające prowadzić działalność. Przy pojazdach o DMC powyżej 3,5 tony wymagane jest 9 000 euro na pierwszy pojazd i 5 000 euro na każdy kolejny.
Dla dodatkowych pojazdów o DMC powyżej 2,5 tony do 3,5 tony stosuje się niższy próg, czyli 900 euro za każdy kolejny pojazd. Jeżeli firma korzysta wyłącznie z takich lżejszych pojazdów, musi wykazać 1 800 euro na pierwszy i 900 euro na każdy następny.
| Flota | Wymagana kwota | Orientacyjnie w zł przy kursie 4,2583 zł za euro |
|---|---|---|
| Pierwszy pojazd powyżej 3,5 tony | 9 000 euro | około 38 325 zł |
| Każdy kolejny pojazd powyżej 3,5 tony | 5 000 euro | około 21 292 zł |
| Pierwszy pojazd od 2,5 do 3,5 tony w działalności wyłącznie lekkiej | 1 800 euro | około 7 665 zł |
| Każdy kolejny pojazd od 2,5 do 3,5 tony | 900 euro | około 3 832 zł |
Zdolność finansową można potwierdzić między innymi rocznym sprawozdaniem finansowym, gwarancją bankową albo odpowiednim ubezpieczeniem. Wysokość w euro przelicza się według kursu określonego w przepisach, dlatego przed złożeniem dokumentów trzeba sprawdzić aktualną wartość stosowaną przez urząd.
Kompetencje zawodowe
W firmie musi być osoba zarządzająca transportem, która posiada certyfikat kompetencji zawodowych. Może to być właściciel firmy, członek zarządu albo zewnętrzny zarządzający związany z przedsiębiorstwem odpowiednią umową.
Certyfikat uzyskuje się po zdaniu egzaminu organizowanego przez właściwą instytucję. Nie jest to dokument kierowcy i nie zastępuje prawa jazdy, kwalifikacji wstępnej ani szkoleń z czasu pracy. Potwierdza wiedzę potrzebną do organizowania przewozów, zarządzania flotą, rozliczania kierowców i pilnowania obowiązków administracyjnych.
[search_image]dokumenty do zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego firma transportowa biuroJak przygotować i złożyć wniosek
Najbezpieczniej zacząć od ustalenia, który organ będzie właściwy dla konkretnej działalności. Przy przewozach krajowych wniosek zazwyczaj składa się do starosty właściwego dla siedziby przedsiębiorcy. W sprawach związanych z licencją wspólnotową właściwy jest GITD.
Wniosek można złożyć papierowo, przesłać pocztą albo skorzystać z elektronicznej drogi obsługi. Dokumenty muszą być spójne ze stanem ujawnionym w CEIDG lub KRS, a dane przedsiębiorcy, osoby zarządzającej, bazy i pojazdów powinny być identyczne we wszystkich załącznikach.
Dokumenty potrzebne przy typowym wniosku
- wniosek o udzielenie zezwolenia,
- kopię certyfikatu kompetencji zawodowych,
- oświadczenie osoby zarządzającej transportem,
- dokumenty potwierdzające zdolność finansową,
- oświadczenie dotyczące bazy eksploatacyjnej,
- informację z KRK i oświadczenia o niekaralności,
- wykaz pojazdów zgłaszanych do uprawnień,
- dowód wniesienia opłaty.
Przy pojeździe należącym do leasingodawcy albo wynajmowanym trzeba mieć dokument potwierdzający tytuł prawny do korzystania z niego. W przypadku bazy eksploatacyjnej urząd może poprosić o umowę najmu, dzierżawy lub inny dokument potwierdzający, że przedsiębiorca rzeczywiście dysponuje wskazanym miejscem.
Przeczytaj również: Ile zarabia właściciel firmy transportowej? Sprawdź widełki i koszty
Wypis trzeba mieć dla konkretnego pojazdu
Po wydaniu zezwolenia urząd wydaje wypisy w liczbie odpowiadającej pojazdom, dla których wykazano zdolność finansową. Nie wystarczy samo posiadanie zezwolenia w biurze. Każdy pojazd wykorzystywany w przewozie powinien być prawidłowo zgłoszony i mieć odpowiedni wypis.
Przedsiębiorca nie może też używać większej liczby pojazdów, niż wynika z udokumentowanej zdolności finansowej. To częsty błąd w szybko rozwijających się firmach, które dokupują samochody, ale odkładają formalne zgłoszenie ich do uprawnień.
Ile kosztuje zezwolenie i jak długo czeka się na decyzję
Podstawowa opłata za udzielenie zezwolenia wynosi 1 000 zł. Przy zgłoszeniu pojazdów pobiera się dodatkowo 10% opłaty podstawowej za każdy pojazd, a za wydanie wypisu z zezwolenia stosuje się opłatę w wysokości 1% podstawy.
Przykładowo przy jednym pojeździe sama opłata za zezwolenie i zgłoszenie pojazdu wyniesie 1 100 zł, a wydanie wypisu może zwiększyć ją o kolejne 10 zł. Przy pięciu pojazdach podstawowy koszt wzrośnie do 1 500 zł, bez uwzględnienia innych dokumentów, pełnomocnictwa czy kosztów uzyskania certyfikatu.
Jeśli firma planuje transport międzynarodowy, dochodzi licencja wspólnotowa. Dla przewozu rzeczy kosztuje ona 4 000 zł na okres do 5 lat albo 8 000 zł na okres powyżej 5 do 10 lat. Wydanie wypisów z tej licencji jest rozliczane osobno, dlatego całkowity budżet startowy powinien być wyższy niż sama opłata za zezwolenie.| Element | Opłata |
|---|---|
| Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika | 1 000 zł |
| Zgłoszenie każdego pojazdu do zezwolenia | 100 zł, czyli 10% opłaty podstawowej |
| Wypis z zezwolenia dla pojazdu | 10 zł, czyli 1% opłaty podstawowej |
| Licencja wspólnotowa do 5 lat | 4 000 zł |
| Licencja wspólnotowa powyżej 5 do 10 lat | 8 000 zł |
Na decyzję czeka się zwykle do miesiąca od wszczęcia postępowania. Jeżeli sprawa jest szczególnie skomplikowana, termin może wynieść do dwóch miesięcy, a przepisy unijne przewidują w określonych sytuacjach jeszcze dłuższy czas na rozpatrzenie kompletnego wniosku.
Najwięcej czasu tracą przedsiębiorcy nie przez sam urząd, lecz przez braki w dokumentacji. Przed złożeniem wniosku sprawdziłbym trzy rzeczy: aktualność zaświadczeń, zgodność danych firmy oraz poprawne wyliczenie środków wymaganych dla całej floty.
Co zmienia uzyskanie dokumentu i jakie obowiązki zostają
Zezwolenie jest udzielane na czas nieoznaczony. Nie oznacza to jednak, że można raz uzyskać decyzję i później całkowicie zapomnieć o wymogach. Przewoźnik musi przez cały czas prowadzenia działalności utrzymywać dobrą reputację, zdolność finansową, właściwą bazę i kompetentne zarządzanie transportem.Każdą istotną zmianę danych trzeba zgłaszać organowi, który wydał uprawnienie. Dotyczy to między innymi adresu, nazwy firmy, osoby zarządzającej, liczby pojazdów czy danych zawartych w zezwoleniu. Na zgłoszenie zmian przedsiębiorca ma co do zasady 28 dni od ich powstania.
W określonych przypadkach przewoźnik składa również coroczne informacje dotyczące liczby zatrudnionych osób i kierowców. Termin przypada zwykle do 31 marca roku następującego po roku, którego dotyczą dane. Obowiązek ten łatwo przeoczyć, gdy księgowość zajmuje się podatkami, ale nie monitoruje przepisów transportowych.
Ważne jest także pilnowanie dokumentów kierowców, tachografów, czasu pracy i stanu technicznego pojazdów. Zezwolenie otwiera drogę do działalności, ale nie zastępuje całego systemu zgodności, który musi działać później każdego dnia.
Najrozsądniejsza kolejność działań przed pierwszym kursem
Przy zakładaniu firmy transportowej przyjąłbym prostą kolejność. Najpierw ustaliłbym zakres przewozów i rodzaj pojazdów, potem wskazał osobę zarządzającą transportem oraz bazę, a dopiero później kompletował dokumenty finansowe i składał wniosek.
- Określ rodzaj transportu i sprawdź, czy będzie krajowy, czy międzynarodowy.
- Zweryfikuj DMC pojazdów, bo od niej zależą wymagania finansowe i dokumentacyjne.
- Zabezpiecz certyfikat kompetencji zawodowych właściciela albo zatrudnionego zarządzającego.
- Przygotuj bazę eksploatacyjną z odpowiednią liczbą miejsc postojowych.
- Policz zdolność finansową dla całej floty, a nie tylko dla pierwszego samochodu.
- Złóż kompletny wniosek do właściwego organu i zachowaj potwierdzenia płatności.
- Nie rozpoczynaj przewozów, dopóki nie masz decyzji oraz wypisów dla używanych pojazdów.
Największym nieporozumieniem jest traktowanie zezwolenia jak jednorazowej formalności. W rzeczywistości to potwierdzenie, że firma jest przygotowana organizacyjnie, finansowo i zawodowo do prowadzenia transportu. Dobrze skompletowany wniosek skraca oczekiwanie, a późniejsze pilnowanie zmian i dokumentów chroni firmę przed problemami podczas kontroli.
