Dwie firmy mogą współpracować przy przewozach, ale sama licencja transportowa nie działa jak samochód, który można po prostu wynająć na miesiąc. Wyjaśniam, na czym polega użyczenie licencji transportowej, dlaczego przekazanie jej innemu podmiotowi jest niedopuszczalne oraz jakie legalne rozwiązania może zastosować firma transportowa. Podaję też wymagania, opłaty, przykłady współpracy i błędy, które mogą skończyć się kontrolą albo utratą uprawnień.
Licencja jest przypisana do konkretnego przedsiębiorcy i nie można jej pożyczyć
- Zakaz przekazania obejmuje licencję, zezwolenie oraz uprawnienia wynikające z tych dokumentów.
- Inny przewoźnik może wykonać konkretny transport jako podwykonawca, ale musi korzystać z własnych uprawnień.
- Wynajem pojazdu bez kierowcy jest możliwy, lecz nie zastępuje licencji ani zezwolenia.
- Nowa firma musi spełnić wymogi dotyczące siedziby, reputacji, finansów i kompetencji zawodowych.
- Przy międzynarodowym przewozie rzeczy podstawowe opłaty wynoszą obecnie 1000 zł za zezwolenie oraz od 4000 zł za licencję wspólnotową.
Czy można legalnie przekazać licencję innej firmie
Krótka odpowiedź brzmi: nie. Licencja wspólnotowa oraz zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego są wydawane konkretnemu przedsiębiorcy. Nie można ich sprzedać, wydzierżawić, użyczyć ani przekazać spółce powiązanej tylko dlatego, że ma tego samego właściciela, adres lub zarząd.Art. 13 ust. 1 ustawy o transporcie drogowym jasno wskazuje, że zezwolenia i licencji nie wolno odstępować osobom trzecim ani przenosić wynikających z nich uprawnień. Aktualne brzmienie przepisu można sprawdzić w ustawie o transporcie drogowym. Umowa cywilna między przedsiębiorcami nie zmienia tej zasady, nawet jeśli strony nazwą ją najmem licencji albo czasowym udostępnieniem dokumentów.
Powód jest prosty. Organ wydaje uprawnienia po sprawdzeniu konkretnej firmy, jej sytuacji finansowej, reputacji, siedziby i zarządzającego transportem. Gdy dokument zaczyna wykorzystywać inny podmiot, znika związek między decyzją administracyjną a przedsiębiorcą, który faktycznie wykonuje przewozy.
Wyjątki nie oznaczają zwykłego użyczenia
Przepisy przewidują możliwość przeniesienia uprawnień w szczególnych sytuacjach, między innymi przy połączeniu, podziale lub przekształceniu przedsiębiorstwa, a także w określonych przypadkach sukcesji. Takie przeniesienie odbywa się jednak w drodze decyzji właściwego organu, a nie na podstawie prywatnej umowy.
Nie jest więc wyjątkiem sytuacja, w której właściciel firmy A podpisuje z firmą B umowę i pozwala jej wystawiać zlecenia na własnej licencji. Firma B nadal nie staje się przewoźnikiem uprawnionym do korzystania z cudzej decyzji.
Co musi mieć przedsiębiorca wykonujący przewozy
Firma, która chce wozić towary we własnym imieniu, musi uzyskać własne uprawnienia. Przy międzynarodowym transporcie drogowym rzeczy będzie to zwykle zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego oraz licencja wspólnotowa. Licencja wspólnotowa pozwala wykonywać przewozy międzynarodowe zgodnie z rodzajem przewozu określonym w dokumencie.
Podstawowe warunki wynikają z rozporządzenia 1071/2009. Przedsiębiorca powinien mieć rzeczywistą i stałą siedzibę, dobrą reputację, odpowiednią zdolność finansową oraz wymagane kompetencje zawodowe. Musi również wskazać zarządzającego transportem, czyli osobę, która faktycznie i w sposób ciągły nadzoruje operacje transportowe.
Zdolność finansowa zależy od floty
Przy pojazdach o DMC powyżej 3,5 t firma musi wykazać co najmniej 9000 euro na pierwszy pojazd oraz 5000 euro na każdy kolejny. Dla przedsiębiorstwa wykorzystującego wyłącznie pojazdy lub zespoły pojazdów powyżej 2,5 t do 3,5 t wymagane jest 1800 euro na pierwszy pojazd i 900 euro na każdy następny.
Nie zawsze oznacza to konieczność posiadania takiej kwoty na rachunku bankowym. Zdolność można potwierdzić między innymi sprawozdaniem finansowym, gwarancją bankową albo odpowiednim ubezpieczeniem. Istotne jest jednak to, aby dokument obejmował właściwego przedsiębiorcę i właściwą liczbę pojazdów, a nie firmę, od której próbuje się „pożyczyć” licencję.
Zewnętrzny zarządzający transportem jest możliwy
Firma nie musi zatrudniać zarządzającego transportem na pełen etat. Może zawrzeć z nim umowę, ale zakres obowiązków musi być rzeczywisty. Taka osoba powinna zajmować się między innymi dokumentami przewozowymi, przydzielaniem ładunków, stanem technicznym pojazdów i procedurami bezpieczeństwa.
Sam certyfikat kompetencji zawodowych nie jest dokumentem, który można swobodnie przekazać innej firmie. Dopuszczalna jest współpraca z osobą posiadającą certyfikat, lecz fikcyjny zarządzający transportem, który tylko podpisuje dokumenty, nie spełnia wymogów. Unijne przepisy przewidują dla zewnętrznego zarządzającego limit do czterech przedsiębiorstw i łącznie 50 pojazdów, przy czym państwo może zastosować ograniczenia krajowe.
[search_image]dokumenty licencji wspólnotowej firma transportowa ciężarówka przewóz drogowyJak zastąpić użyczenie legalnym modelem współpracy
W praktyce firmy najczęściej mylą trzy różne rozwiązania: podwykonawstwo, wynajem pojazdu oraz udostępnienie zarządzającego transportem. Każde z nich może być legalne, ale żadne nie pozwala przejąć cudzej licencji.
| Model współpracy | Na czym polega | Najważniejszy warunek |
|---|---|---|
| Podwykonawstwo transportu | Przewoźnik zleca wykonanie konkretnego przewozu innej firmie. | Podwykonawca ma własne uprawnienia i działa jako odrębny przewoźnik. |
| Wynajem pojazdu bez kierowcy | Jedna firma udostępnia ciężarówkę lub zestaw drugiej firmie. | Najemca zgłasza pojazd do własnych uprawnień i sam organizuje przewóz. |
| Umowa z zarządzającym transportem | Firma korzysta z usług osoby posiadającej kompetencje zawodowe. | Osoba faktycznie zarządza operacjami i ma jasno opisane obowiązki. |
| Przeniesienie przedsiębiorstwa | Uprawnienia mogą zostać przeniesione w ustawowo określonej procedurze. | Potrzebna jest decyzja organu, a nie samo porozumienie stron. |
Podwykonawca nie powinien być tylko „słupem”
Jeżeli firma A przyjmuje zlecenie, a firma B wykonuje przewóz, trzeba jasno ustalić role obu podmiotów. Firma B powinna mieć własne dokumenty, pojazd zgłoszony do swoich uprawnień oraz kierowcę działającego w jej strukturze albo zgodnie z legalnym tytułem zatrudnienia.
Powierzenie konkretnego przewozu innemu przewoźnikowi nie jest tym samym co przekazanie licencji. To rozwiązanie ma sens wtedy, gdy firma zlecająca nie ma wolnego pojazdu albo chce obsłużyć większą liczbę ładunków. Nie może natomiast służyć do stałego ukrywania faktu, że całą działalność wykonuje podmiot bez własnych uprawnień.
Wynajem pojazdu nie daje prawa do korzystania z licencji właściciela
Samochód można wynająć bez kierowcy lub wziąć w leasing, a następnie wykazać tytuł prawny do jego użytkowania przy własnym wniosku. To często najrozsądniejsza droga dla nowej firmy, która ma kapitał na działalność, ale nie chce od razu kupować floty.
Trzeba jednak rozdzielić umowę najmu pojazdu od uprawnień przewozowych. Najemca odpowiada za własną licencję, dokumenty, kierowców, tachografy, bezpieczeństwo i rozliczenia czasu pracy. Właściciel ciężarówki nie przekazuje mu automatycznie prawa do korzystania z wypisów ze swojej licencji.
Jak uzyskać własne uprawnienia i ile to kosztuje
Procedura zależy od rodzaju przewozów, ale przy międzynarodowym transporcie rzeczy można przyjąć następujący schemat:
- Założenie przedsiębiorstwa i przygotowanie rzeczywistej siedziby oraz bazy eksploatacyjnej.
- Wyznaczenie zarządzającego transportem i zgromadzenie dokumentów dotyczących reputacji oraz kompetencji.
- Wykazanie zdolności finansowej odpowiedniej do liczby i rodzaju pojazdów.
- Uzyskanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.
- Złożenie wniosku o licencję wspólnotową oraz wypisy dla konkretnych pojazdów.
- Zgłoszenie zmian i pojazdów do właściwego organu przed rozpoczęciem przewozów.
Według aktualnych informacji Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego opłata za zezwolenie wynosi 1000 zł. Licencja wspólnotowa na międzynarodowy przewóz rzeczy kosztuje 4000 zł na okres do 5 lat albo 8000 zł na okres powyżej 5 do 10 lat. Do tego dochodzi 440 zł za każdy wypis przy licencji do 5 lat albo 880 zł przy licencji dłuższej.
To są wyłącznie opłaty administracyjne. W budżecie trzeba uwzględnić także koszt pojazdu, ubezpieczenia, zabezpieczenia finansowego, obsługi księgowej, badań, tachografu, wynagrodzeń i bieżącego utrzymania floty. Z mojego doświadczenia wynika, że największym błędem początkujących nie jest sama opłata za dokument, tylko niedoszacowanie kapitału potrzebnego do utrzymania firmy przez pierwsze miesiące.
Jakie są skutki korzystania z cudzej licencji
Jeżeli firma wykonuje przewozy pod dokumentami innego przedsiębiorcy, naraża się na zakwestionowanie legalności działalności. Organ może uznać, że przedsiębiorca nie spełnia warunków wykonywania zawodu, a w konsekwencji zawiesić albo cofnąć jego uprawnienia.
Ryzyko dotyczy obu stron. Właściciel licencji może stracić reputację i możliwość dalszego wykonywania przewozów, natomiast firma korzystająca z dokumentu może zostać potraktowana jako podmiot działający bez wymaganych zezwoleń. Dodatkowo pojawiają się problemy z odpowiedzialnością za ładunek, ubezpieczeniem OCP, fakturami i roszczeniami kontrahenta.
Przeczytaj również: Czy firma transportowa się opłaca? Policz koszty i zysk
Błędy, które powtarzają się najczęściej
- Podpisanie umowy nazwanej „dzierżawą licencji” i uznanie, że sama nazwa zapewnia legalność.
- Wydanie drugiej firmie oryginału licencji albo wypisu do używania przy jej własnych przewozach.
- Zgłoszenie pojazdu do licencji jednej firmy, podczas gdy na co dzień wykorzystuje go inny przedsiębiorca.
- Wskazanie zarządzającego transportem, który nie ma faktycznego wpływu na operacje.
- Traktowanie firmy powiązanej kapitałowo jako tego samego przewoźnika.
Najbezpieczniej przed rozpoczęciem współpracy rozpisać na piśmie, kto zawiera umowę z klientem, kto wystawia fakturę, kto ma licencję, kto zatrudnia kierowcę i kto odpowiada za przewóz. Jeżeli odpowiedzi wskazują na dwa różne podmioty, dokumenty i przepływ usług muszą to konsekwentnie odzwierciedlać.
Najpierw ustal przewoźnika, dopiero potem podpisuj umowę
Licencji transportowej nie warto traktować jako aktywa do wynajęcia. Jest ona potwierdzeniem, że konkretny przedsiębiorca spełnia warunki dostępu do rynku i bierze odpowiedzialność za organizację przewozów.
Jeżeli druga firma nie ma jeszcze uprawnień, rozsądne rozwiązania są dwa: zlecić jej pojedynczy przewóz jako niezależnemu podwykonawcy posiadającemu własne dokumenty albo pomóc jej zbudować własną strukturę, korzystając z wynajmu pojazdu i legalnego zarządzającego transportem. Przed podpisaniem umowy dobrze sprawdzić aktualne wymagania w organie właściwym dla danego rodzaju przewozu, ponieważ prawidłowo określone role stron są ważniejsze niż sama treść umowy.
