Gdy firma chce wozić pasażerów z Polski do Niemiec, Holandii czy Czech samochodem osobowym albo małym busem, najłatwiej pomylić dwa różne reżimy prawne. Wyjaśniam, kiedy potrzebna jest licencja, jakie znaczenie ma liczba miejsc razem z kierowcą, czym różni się przewóz okazjonalny od regularnego oraz jakie dokumenty trzeba przygotować przed pierwszym kursem.
Najważniejsze zasady dla przewozu osób za granicę
- 9 osób oznacza łącznie z kierowcą, a nie dziewięciu pasażerów.
- Przy pojeździe do 9 osób razem z kierowcą nie ma osobnej polskiej licencji wspólnotowej dla międzynarodowego przewozu osób.
- Przewóz krajowy takim pojazdem wymaga zwykle licencji wydanej przez starostę.
- W Unii Europejskiej przewóz okazjonalny wymaga przede wszystkim formularza jazdy, a nie odrębnego zezwolenia na każdą trasę.
- Samochód z 9 pasażerami i kierowcą przekracza próg 9 osób i podlega zasadom właściwym dla autobusów lub autokarów.
Czy licencja na międzynarodowy przewóz osób do 9 osób jest potrzebna
W przypadku pojazdu przeznaczonego konstrukcyjnie do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą nie uzyskuje się typowej licencji wspólnotowej na międzynarodowy przewóz autobusowy i autokarowy. Wynika to z tego, że unijne przepisy dotyczące dostępu do rynku przewozów autobusowych obejmują pojazdy przeznaczone do przewozu więcej niż 9 osób razem z kierowcą.
To jednak nie oznacza, że firma może po prostu wsiąść do samochodu i przekroczyć granicę bez dokumentów. Znaczenie ma rodzaj usługi, państwa na trasie oraz sposób organizacji przewozu. Inne zasady dotyczą transferu jednej grupy turystów, inne regularnego dowożenia pasażerów, a jeszcze inne przewozu pracowników na potrzeby własnej firmy.
Trzeba też odróżnić licencję od zezwolenia i formularza jazdy. Licencja potwierdza uprawnienie przedsiębiorcy do wykonywania określonej działalności, zezwolenie może dotyczyć konkretnego rodzaju przewozu lub państwa, a formularz jazdy dokumentuje konkretną podróż.
Najpierw sprawdź liczbę miejsc w dowodzie rejestracyjnym
Próg liczy się według konstrukcji pojazdu, a nie według tego, ilu pasażerów akurat jedzie. Samochód z 8 miejscami dla pasażerów i miejscem kierowcy mieści się w limicie 9 osób. Pojazd z 9 miejscami pasażerskimi i kierowcą ma już 10 miejsc i nie powinien być analizowany tak samo.
Ten błąd pojawia się bardzo często w ofertach firm transportowych. Hasło „bus 9-osobowy” bywa używane dla pojazdu, który przewozi dziewięciu pasażerów, chociaż prawnie może to oznaczać kategorię powyżej 9 osób razem z kierowcą.
Jakie uprawnienia są potrzebne polskiej firmie
Jeżeli firma wykonuje odpłatny przewóz międzynarodowy pojazdem do 9 osób łącznie z kierowcą, nie składa w GITD wniosku o licencję wspólnotową właściwą dla autobusów. W praktyce trzeba jednak ustalić, czy konkretny kurs jest przewozem okazjonalnym, regularnym, wahadłowym czy przewozem na potrzeby własne.
Przy przewozie okazjonalnym w Unii Europejskiej co do zasady nie trzeba uzyskiwać osobnego zezwolenia na każdą trasę. GITD wskazuje jednak na obowiązek posiadania formularza jazdy, który powinien zawierać między innymi dane przewoźnika, numer rejestracyjny pojazdu, trasę, rodzaj usługi oraz listę pasażerów.
Przykładem będzie transfer grupy z hotelu w Krakowie na lotnisko w Berlinie, jeżeli ta sama grupa jest przewożona do miejsca docelowego. Podobnie można ocenić wyjazd firmowy albo przewóz uczestników wycieczki, o ile nie jest to stała linia z pasażerami zmieniającymi się na kolejnych przystankach.
Przewóz krajowy to osobna kwestia
Jeśli ta sama firma wykonuje również przewozy krajowe samochodem osobowym albo pojazdem przeznaczonym do przewozu powyżej 7 i nie więcej niż 9 osób razem z kierowcą, potrzebuje licencji na krajowy transport osób. Wydaje ją starosta właściwy dla siedziby przedsiębiorcy albo miejsca wykonywania działalności wskazanego w CEIDG.
Licencja krajowa nie jest zamiennikiem dokumentów wymaganych przez inne państwo. Działa odwrotnie. Pozwala legalnie realizować przewozy objęte polskimi przepisami, ale nie daje automatycznego prawa do wykonywania każdego rodzaju usługi za granicą.
Przewóz na potrzeby własne
Firma może przewozić własnych pracowników, kontrahentów albo uczestników wydarzenia bez pobierania opłaty za sam przejazd. Musi to być jednak przewóz pomocniczy wobec podstawowej działalności, a nie ukryta usługa transportowa sprzedawana klientom.
Jeżeli przedsiębiorstwo organizuje transport wyłącznie dla swoich pracowników i nie świadczy przewozu jako usługi dla osób zewnętrznych, sytuacja może być znacznie prostsza. Trzeba mimo wszystko mieć dokument potwierdzający cel przejazdu, na przykład polecenie wyjazdu, listę pracowników albo umowę z organizatorem wydarzenia.
Rodzaj przewozu decyduje o dokumentach
| Rodzaj przewozu | Przykład | Najważniejszy dokument |
|---|---|---|
| Okazjonalny w UE | Transfer jednej grupy do hotelu lub na lotnisko | Formularz jazdy i dokumenty przewoźnika |
| Okazjonalny poza UE | Przewóz grupy do Wielkiej Brytanii, Szwajcarii lub państwa objętego umową | Formularz Interbus albo dokument wymagany przez daną umowę |
| Regularny | Stałe kursy według rozkładu i przystanków | Zezwolenie właściwe dla rodzaju połączenia |
| Na potrzeby własne | Dowożenie pracowników własnego przedsiębiorstwa | Dokument potwierdzający niezarobkowy cel przejazdu |
Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy przewoźnik nazywa usługę okazjonalną, choć w praktyce prowadzi regularne połączenie. Stały rozkład, sprzedaż pojedynczych miejsc, powtarzalna trasa i zabieranie różnych pasażerów mogą wskazywać, że nie jest to już zwykły transfer jednej grupy.
Przy trasach do państw spoza Unii Europejskiej trzeba sprawdzić umowę międzynarodową oraz wymagania kraju docelowego. W niektórych przypadkach potrzebny będzie dokument zagraniczny albo zezwolenie na konkretny przewóz. Opłata za określone zezwolenia obsługiwane przez GITD wynosi 50 zł, ale nie jest to uniwersalna cena dla każdej trasy i każdego państwa.
Co przygotować przed pierwszym kursem
Ja zaczynam przygotowania od opisania jednej konkretnej usługi. Trzeba zapisać, kto zamawia przewóz, kto płaci, ilu pasażerów jedzie, czy jest to jedna grupa, gdzie zaczyna się i kończy trasa oraz czy połączenie będzie powtarzalne.
- Sprawdź homologację pojazdu i liczbę miejsc razem z kierowcą.
- Ustal, czy przewóz jest okazjonalny, regularny czy wykonywany na potrzeby własne.
- Zweryfikuj wymagania każdego państwa na trasie, także państwa tranzytowego.
- Przygotuj umowę z klientem lub organizatorem oraz listę pasażerów.
- Zapewnij formularz jazdy albo inne wymagane zezwolenie.
- Sprawdź dokumenty kierowcy, ubezpieczenie i stan techniczny pojazdu.
W samochodzie powinny znaleźć się między innymi dowód rejestracyjny, dokument ubezpieczenia, dokument przewozu oraz dane pasażerów. Warto przechowywać również umowę z klientem lub organizatorem. Podczas kontroli sama faktura nie zawsze wystarczy do pokazania, jaki charakter miał przejazd.
Wymagania wobec kierowcy
Kierowca musi mieć odpowiednią kategorię prawa jazdy oraz spełniać wymagania dotyczące zdrowia, sprawności psychofizycznej i niekaralności. Dla pojazdu mieszczącego maksymalnie 9 osób razem z kierowcą zwykle wystarcza kategoria B, o ile pozwala na to dopuszczalna masa całkowita pojazdu.
Nie warto przenosić automatycznie wymagań dotyczących kierowców autobusów na małego busa. Jednocześnie nie można zakładać, że brak licencji wspólnotowej oznacza brak jakichkolwiek obowiązków pracowniczych, ubezpieczeniowych czy podatkowych.
Przeczytaj również: Firma transportowa - jaki kod PKD wybrać i kiedy potrzebna jest licencja?
Firma transportowa a pośrednik
Jeżeli przedsiębiorca sam wykonuje przejazd, analizuje się jego uprawnienia jako przewoźnika. Jeśli natomiast prowadzi stronę internetową lub aplikację, przyjmuje zlecenia i przekazuje je innym przewoźnikom, może prowadzić pośrednictwo przy przewozie osób. Taka działalność wymaga osobnej licencji.
To ważne rozróżnienie dla firm, które zaczynają od sprzedaży transferów, a dopiero później szukają kierowcy z własnym pojazdem. Licencja pośrednika nie zastępuje uprawnień firmy, która faktycznie przewozi pasażerów.
Ile kosztuje legalne przygotowanie działalności
Jeżeli pytamy wyłącznie o międzynarodowy przewóz okazjonalny pojazdem do 9 osób razem z kierowcą, nie ma jednej opłaty za „licencję międzynarodową”, ponieważ dla tej kategorii nie uzyskuje się standardowej licencji wspólnotowej dla autobusów.
Koszty mogą jednak pojawić się przy licencji krajowej, dokumentach zagranicznych, formularzach, ubezpieczeniu, przygotowaniu umów i obsłudze administracyjnej. Aktualne stawki administracyjne dla krajowej licencji na przewóz osób pojazdem do 9 osób wynoszą:
| Okres ważności licencji | Stawka podstawowa | Przy jednym zgłoszonym pojeździe |
|---|---|---|
| Od 2 do 15 lat | 700 zł | 770 zł |
| Powyżej 15 do 30 lat | 800 zł | 880 zł |
| Powyżej 30 do 50 lat | 900 zł | 990 zł |
Do tego dochodzą opłaty związane z wypisami i kolejnymi pojazdami. Z mojego punktu widzenia wybieranie maksymalnego okresu ważności na starcie nie zawsze ma sens. Jeżeli firma dopiero testuje trasę, krótszy okres ogranicza koszt zamrożony w działalności, która może się jeszcze zmienić.
Przy pojeździe z więcej niż 9 miejscami razem z kierowcą sytuacja wygląda inaczej. Licencja wspólnotowa na międzynarodowy zarobkowy przewóz osób kosztuje 3600 zł do 5 lat albo 7200 zł powyżej 5 do 10 lat, a przedsiębiorca musi spełnić dodatkowe wymogi zawodowe i finansowe.
Gdzie przebiega granica między busem a autobusem
Granica jest prosta, ale reklamy firm transportowych często ją zaciemniają. Liczy się liczba miejsc przewidziana konstrukcyjnie dla wszystkich osób w pojeździe.
| Konfiguracja pojazdu | Typowy reżim prawny | Najważniejsza konsekwencja |
|---|---|---|
| Do 7 osób razem z kierowcą | Samochód osobowy lub mały pojazd | Brak licencji wspólnotowej dla autobusów, ale możliwe obowiązki krajowe i dokumenty trasy |
| 8 pasażerów i kierowca | Łącznie 9 osób | Ta sama podstawowa zasada, brak standardowej licencji wspólnotowej dla autobusów |
| 9 pasażerów i kierowca | Łącznie 10 osób | Przewóz wchodzi w kategorię autobusową lub autokarową |
Dlatego przed zakupem auta trzeba sprawdzić nie tylko cenę i liczbę foteli, ale również kategorię pojazdu, masę całkowitą, homologację i planowany model działalności. Jeden dodatkowy fotel może zmienić nie tylko komfort pasażerów, lecz także cały pakiet obowiązków administracyjnych.
Jak nie zatrzymać firmy na granicy przez jeden dokument
Najbezpieczniej przygotować dla każdego rodzaju usługi osobną teczkę dokumentów. Powinna zawierać wzór umowy, sposób prowadzenia listy pasażerów, formularz jazdy, instrukcję dla kierowcy oraz informację, jakie dokumenty obowiązują na danej trasie.
Przed wyjazdem sprawdzam trzy rzeczy: liczbę osób razem z kierowcą, charakter przewozu i państwa tranzytowe. Te trzy elementy odpowiadają za większość błędów popełnianych przez początkujące firmy.
Najważniejszy wniosek jest taki, że przy pojeździe do 9 osób łącznie z kierowcą nie chodzi zwykle o uzyskanie licencji wspólnotowej dla autobusu, lecz o prawidłowe zakwalifikowanie usługi i skompletowanie dokumentów. Jeżeli firma planuje stałe kursy, sprzedaż pojedynczych miejsc albo przewóz pojazdem z 9 pasażerami, powinna przed rozpoczęciem działalności przeanalizować już kategorię autobusową i wymagania GITD.
