Najważniejsze informacje o kontroli karty kierowcy
- Datę ważności sprawdzisz bezpośrednio na karcie oraz po jej włożeniu do tachografu.
- Podstawowy odczyt wykonasz w tachografie, ale pełna analiza wymaga czytnika i programu.
- Dane z karty trzeba pobierać maksymalnie co 28 dni aktywności.
- Podczas kontroli drogowej kierowca powinien mieć dane dotyczące nawet 56 ostatnich dni.
- Sam brak komunikatu o błędzie nie oznacza jeszcze, że nie ma naruszeń czasu jazdy i odpoczynku.
Co właściwie trzeba sprawdzić na karcie kierowcy
Sprawdzenie karty kierowcy może oznaczać kilka różnych czynności. Kierowca zwykle chce wiedzieć, czy karta jest ważna i działa w tachografie, natomiast przewoźnik potrzebuje dodatkowo odczytać dane oraz sprawdzić czas jazdy, odpoczynki, ręczne wpisy i zdarzenia zapisane w pamięci.
Na początku oglądam sam dokument. Sprawdzam imię i nazwisko, numer karty, numer prawa jazdy oraz datę ważności. Karta nie powinna być pęknięta, zalana, mocno zabrudzona ani mieć uszkodzonego chipa. Kierowca może używać tylko własnej, ważnej karty.
| Cel sprawdzenia | Najprostsza metoda | Co można ustalić |
|---|---|---|
| Kontrola przed trasą | Tachograf w pojeździe | Ważność karty, poprawne rozpoznanie kierowcy, podstawowe błędy |
| Sprawdzenie konkretnego dnia | Wydruk z tachografu | Aktywności, czas jazdy, przerwy, odpoczynki i zdarzenia |
| Kontrola firmowa | Czytnik oraz program analityczny | Pełna historia zapisów i potencjalne naruszenia |
| Sprawdzenie wniosku o kartę | Serwis Info-Car | Status produkcji lub gotowości dokumentu |
Trzeba rozdzielić status wniosku o wydanie karty od sprawdzenia zapisów na karcie. Status można zweryfikować online w serwisie Info-Car, ale do odczytu aktywności kierowcy potrzebny jest tachograf, czytnik albo firmowe oprogramowanie.
Odczyt w tachografie krok po kroku
Najprostszą kontrolę wykonuje się w pojeździe. Po zatrzymaniu samochodu włóż kartę do właściwego czytnika, zwykle do slotu numer 1. W przypadku załogi dwuosobowej drugi kierowca korzysta ze slotu numer 2. Kartę wkłada się zgodnie z oznaczeniem na urządzeniu, ponieważ sposób ułożenia może różnić się między modelami.
- Włóż własną kartę do tachografu przed rozpoczęciem jazdy.
- Poczekaj, aż urządzenie odczyta dane i wyświetli identyfikację kierowcy.
- Uzupełnij ręcznie okresy, w których karta była poza tachografem.
- Wprowadź kraj rozpoczęcia pracy, a na końcu dnia kraj zakończenia pracy, jeśli urządzenie tego wymaga.
- Sprawdź komunikaty dotyczące ważności karty, błędów odczytu i nieciągłości danych.
Jeżeli tachograf rozpoznaje kartę, pokazuje dane kierowcy i nie zgłasza błędu autoryzacji, dokument najpewniej działa prawidłowo. Nie jest to jednak pełna kontrola. Urządzenie może poprawnie zapisać aktywność, która później okaże się niezgodna z przepisami, dlatego przy wątpliwościach wykonuję także wydruk dobowy z karty kierowcy.
Co sprawdzić na wydruku
Wydruk pokazuje między innymi okresy prowadzenia, innej pracy, gotowości i odpoczynku. Widać na nim także zdarzenia i usterki, takie jak jazda bez karty, przerwa w zasilaniu, próba włożenia karty podczas jazdy czy nakładające się okresy.
Na wydruku trzeba zwrócić uwagę na ciągłość doby. Jeżeli między zakończeniem jednej aktywności a rozpoczęciem kolejnej pojawia się luka, kierowca powinien sprawdzić, czy nie zabrakło wpisu ręcznego. Sam symbol odpoczynku nie zawsze rozwiązuje problem, jeśli w rzeczywistości był to czas innej pracy lub pozostawania w gotowości.
Przy dwóch kierowcach szczególnie łatwo o pomyłkę w slotach. Karta włożona do niewłaściwego czytnika może zapisać aktywność niezgodnie z faktycznym przebiegiem pracy, a taki błąd jest widoczny podczas kontroli. Dlatego po ruszeniu warto upewnić się, że tachograf pokazuje właściwego kierowcę na właściwej pozycji.
Pełna analiza danych wymaga czytnika i programu
Tachograf pozwala sprawdzić podstawowe informacje, ale przy większej flocie ręczne przeglądanie wydruków szybko staje się niewygodne. Do pełnego odczytu używa się czytnika kart, urządzenia do pobierania danych lub systemu zdalnego odczytu oraz programu analizującego pliki tachografowe.
Po pobraniu danych program może zestawić aktywności kierowcy z wymaganiami dotyczącymi czasu prowadzenia, przerw i odpoczynków. Zwykle pokazuje również przekroczenia, brakujące wpisy, jazdę bez karty, konflikty aktywności oraz dni, w których trzeba sprawdzić dokumentację dodatkową.
Dane z karty kierowcy przedsiębiorca powinien pobierać nie rzadziej niż co 28 dni aktywności. Dla pamięci tachografu pojazdowego maksymalny okres wynosi 90 dni aktywności. GITD wyraźnie rozdziela te dwa terminy, dlatego nie należy traktować 90 dni jako terminu dotyczącego karty kierowcy.
W praktyce nie czekam do ostatniego możliwego dnia. Odczyt wykonany co 21-25 dni daje zapas na urlop, awarię czy brak dostępu do karty. Po każdym pobraniu trzeba sprawdzić, czy plik został zapisany poprawnie i czy można go później otworzyć w programie.
Przeczytaj również: Wniosek o kartę kierowcy - jak złożyć bez błędów
Co powinno znaleźć się w firmowej kontroli
- oryginalny plik pobrany z karty kierowcy,
- data wykonania odczytu i identyfikacja kierowcy,
- raport z aktywności oraz wykrytych ostrzeżeń,
- wyjaśnienia do ręcznych wpisów i nietypowych zdarzeń,
- informacja o wykonanych wydrukach lub dokumentach uzupełniających.
Oprogramowanie pomaga znaleźć problem, ale nie zastępuje człowieka. Komunikat o naruszeniu może wymagać sprawdzenia delegowania, promu, odpoczynku przerwanego, wyłączenia typu OUT albo dokumentu potwierdzającego pracę poza zakresem przepisów. Alert jest sygnałem do analizy, a nie automatycznym dowodem winy.
Jak czytać ostrzeżenia i wykrywać typowe błędy
Najczęstszy błąd polega na założeniu, że skoro karta została odczytana, to wszystko jest w porządku. Odczyt techniczny odpowiada na pytanie, czy dane można pobrać. Dopiero analiza odpowiada na pytanie, czy aktywność kierowcy była prawidłowa.
W raporcie zwracam uwagę przede wszystkim na cztery grupy informacji. Pierwsza to przekroczenia czasu jazdy. Druga obejmuje zbyt krótkie przerwy i odpoczynki. Trzecia dotyczy brakujących aktywności, a czwarta obejmuje zdarzenia techniczne i podejrzenie niewłaściwego użycia karty.
| Komunikat lub sytuacja | Możliwa przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Karta nieważna | Upłynął termin ważności albo urządzenie nie może jej uwierzytelnić | Nie rozpoczynać jazdy na tej karcie, sprawdzić dokument i status nowej karty |
| Brak aktywności | Nie wykonano wpisu ręcznego po wyjęciu karty | Uzupełnić dokumentację zgodnie z rzeczywistym przebiegiem pracy |
| Jazda bez karty | Karta była poza tachografem lub nie została prawidłowo rozpoznana | Sprawdzić wydruki, przyczynę i dokumenty potwierdzające sytuację |
| Błąd danych ruchu | Problem z czujnikiem, instalacją albo pamięcią urządzenia | Zgłosić pojazd do uprawnionego warsztatu i zachować potwierdzenie |
| Konflikt czasu | Na karcie zapisano nakładające się okresy lub błędne wpisy | Porównać zapis z dokumentami i wyjaśnić niezgodność |
Nie ignorowałbym też pozornie drobnych luk. Brak informacji o innej pracy, załadunku albo oczekiwaniu może zmienić ocenę całej doby. Jeśli tachograf nie zarejestrował czynności automatycznie, kierowca powinien uzupełnić ją ręcznie, a w razie awarii sporządzić wymagany wydruk z opisem sytuacji.
Ważność, uszkodzenie i utrata karty
Karta kierowcy jest wydawana maksymalnie na 5 lat, ale ostateczna data ważności zawsze znajduje się na konkretnym dokumencie. Przed trasą warto sprawdzić ją nie tylko przy okazji kontroli, lecz także kilka tygodni wcześniej, aby odnowienie nie przypadło na okres intensywnej pracy.
Jeśli karta jest uszkodzona, niesprawna, skradziona albo zagubiona, kierowca powinien niezwłocznie zgłosić sytuację i złożyć wniosek o kartę zastępczą. W takich przypadkach można co do zasady kontynuować jazdę bez karty przez maksymalnie 15 dni kalendarzowych, a dłużej tylko wtedy, gdy jest to konieczne do powrotu pojazdu do bazy.
Jazda bez karty w tym trybie wymaga wykonywania wydruków na początku i na końcu dnia oraz opisywania na nich aktywności, których tachograf nie zapisał. Wydruk powinien zostać podpisany i przechowywany razem z pozostałą dokumentacją. To rozwiązanie awaryjne, a nie sposób na regularną pracę bez ważnego dokumentu.
Inaczej wygląda sytuacja po zwykłym upływie terminu ważności. Taka karta nie uprawnia do dalszej jazdy, ale nadal może zawierać dane potrzebne podczas kontroli. Zgodnie z informacjami GITD kierowca powinien okazać starą kartę, jeśli służby żądają danych z okresu, którego ona dotyczy, oraz nową kartę, jeżeli została już wydana.
Obecnie podczas kontroli drogowej trzeba być przygotowanym na okazanie danych z bieżącego dnia i poprzednich 56 dni. To dłuższy okres niż termin pobierania danych przez przedsiębiorcę, dlatego nie wystarczy sprawdzić, czy ostatni firmowy odczyt wykonano w terminie.
Dobrze sprawdzona karta ułatwia kontrolę całej doby
Najbezpieczniejszy schemat jest prosty. Przed trasą sprawdź datę ważności i stan karty, po włożeniu do tachografu upewnij się, że urządzenie ją rozpoznało, a po zakończeniu pracy kontroluj wydruk lub raport z odczytu. W firmie pilnuj cyklu maksymalnie 28 dni aktywności i przechowuj oryginalne pliki w sposób pozwalający szybko je odtworzyć.
Najwięcej problemów nie wynika z samej karty, lecz z brakujących wpisów, pomylonych slotów i odkładania analizy na później. Regularne sprawdzanie zapisów pozwala wychwycić błąd, zanim pojawi się kontrola, a kierowcy daje jasną odpowiedź, co powinien poprawić przy kolejnej trasie.
